Persondata politik

Persondatapolitik

Hos LLO Viborg går vi ind for beskyttelse af vores medlemmers rettigheder, derfor hilser vi også persondataforordningen velkommen, således at du har tillid til at vi behandler dine personoplysninger på en gennemsigtig og fortrolig måde. Vi vil derfor opfordre dig til at læse om vores politik her, som vil informere dig om vores brug af dine oplysninger.

Hos LLO Viborg modtager vi både oplysninger om vores medlemmer og personer der er i gang med, eller endnu ikke har meldt sig ind i foreningen. Vi har derfor flere politikker. Hvis du er i tvivl om hvordan vi behandler netop dine oplysninger, kan du altid kontakte os og høre nærmere.

Er du en virksomhed

Reglerne om behandling af personoplysninger finder fuldt ud anvendelse på alle de personlige selskabsformer, det drejer sig om enkeltmandsvirksomheder og interessentskaber. For andre typer af selskaber der har udpeget en kontaktperson i forhold til LLO Viborg, finder reglerne anvendelse på denne kontaktperson. Det er derfor vigtigt at gøre kontaktpersonen opmærksom på vores politik.

Cookiepolitik

Vi registrerer cookies om din færden på vores hjemmeside, samt til at understøtte indmeldelses- og betalingsfunktionen på siden. Du kan se mere om vores brug af cookies under vores Cookiepolitik på hjemmesiden, du kan benytte følgende link:

 

  1. Dataansvarlig

Lejernes LO er opdelt i forskellige juridiske enheder. Den juridiske enhed som behandler dine personoplysninger er:

Lejernes Landsorganisation Viborg

Borgerhuset Stationen
Lille Sct. Hans Gade 7
8800 Viborg

Mail: info@lloviborg.dk

Tlf.: 25 53 75 12

CVR-nummer: 38 15 03 91

  1. Hvad er en personoplysning

En personoplysning er enhver oplysning der kan henføres til en identificerbar fysisk person, ved identificerbar omfattes bl.a. journalnummer, adresseregistre o. lign.  Der er forskellige typer af personoplysninger, vi behandler hovedsagligt almindelige personoplysninger, dog kan det konkret være nødvendigt at behandle følsomme personoplysninger om dig, fx helbredsoplysninger i skimmelsvampsager.

Kategorier af personoplysninger

LLO Viborg indsamler og behandler kun oplysninger der er nødvendige og tilstrækkelige for dit medlemskab her hos os eller i forbindelse med sager. Følgende er en beskrivelse af de typer af oplysninger som vi indsamler og behandler.

Almindelige personoplysninger:

Navn, adresse, mail, telefonnummer, betalingsoplysninger, dit medlemsnummer, fuldmagtsforhold, dit CPR-nummer, samt navnet på din samlever, ægtefælle roommate, hvis du har meddelt at dit medlemskab skal dække andre i din husstand. Denne kategori af oplysninger behandler vi i forbindelse med administrationen af dit medlemskab.

Derudover kan vi behandle følgende oplysninger i forbindelse med juridisk rådgivning, samt partsrepræsentation, det drejer sig om følgende typer af oplysninger:

  • Journalnummer
  • Oplysninger om din adfærd på vores hjemmeside
  • Alle dine konkrete henvendelser vedrørende en juridisk problemstilling indenfor vores interessefelt, indsamles og behandles i overensstemmelse med nærværende regler. Arten af personoplysninger afhænger af din henvendelse, men vil ofte relatere sig til en af nedenstående felter:

o   Forbrugsregnskaber (varme-, vand-, el-, og gasregnskaber)

o   Internet- og TV-tjenester

o   Oplysninger om økonomiske forhold fx huslejerestance

o   Oplysninger om boligforhold, fx vedligeholdelsesstand af din bolig

o   Oplysninger om Fx fraflytning i utide fx fremleje, fængsling eller længerevarende sygdom

o   Sundhedsrisici ved din bolig, fx ved en lægeerklæring

o   Om du er aktiv i en lejersammenslutning

Oplysninger om fx helbredsoplysninger og strafbare forhold er følsomme personoplysninger, vi vil derfor opfordre dig til, kun at afgive denne type af information efter aftale med din medlemsrådgiver.

  1. Indsamling af personoplysninger

Langt den største del af de personoplysninger vi behandler er indsamlet hos dig selv. Det sker i forbindelse med registrering af dit medlemskab, eller i forbindelse med den konkrete juridiske rådgivning.

  1. Personoplysninger som modtages fra andre kilder

I forbindelse med konkrete sager mod din udlejer eller boligorganisation kan vi opleve at modtage personoplysninger om dig. Det drejer sig om følgende kilder:

  • Udlejere og ejendommens administratorer
  • Din boligorganisation
  • Huslejenævnet eller beboerklagenævnet.
  • Beboerrepræsentationen i din ejendom
  1. Personoplysninger om andre parter som du afgiver

Vi kan i visse tilfælde bede dig om at afgive personoplysninger om andre personer som er omfattet af din husstand. Fx ved en konkret sag om fortsættelse af lejemål efter dine forældre. Det kan også være hvis du kontakter os på vegne af andre personer. Når du afgiver personoplysninger om andre, skal du henvise dem til vores politik, således at de er indforstået med at du afgiver personoplysninger om dem.

  1. Formålet med indsamlingen af dine oplysninger og behandlingsgrundlag

Formålet med vores indsamling og behandling af dine personoplysninger kan skyldes flere formål:

Potentielle medlemmer og eksisterende medlemmer

Hvis du ønsker at blive medlem hos LLO Viborg, eller allerede er medlem, behandler vi de nødvendige personoplysninger om dig, formålet er at:

  • Indgå en aftale om medlemskab af foreningen
  • Indgå en aftale om levering af juridiske tjenesteydelser
  • Identificere dig når du henvender dig til os.
  • Administrere dit medlemskab: ændring og opdatering af medlemskab, levering af medlemsblad
  • Sikre at du kan modtage din valgte ydelse, fx. juridisk rådgivning eller partsrepræsentation
  • LLO Viborg modtager betaling for dit medlemskab
  • Opfylde øvrige pligter eller aftaler, der påhviler os i henhold til dit medlemskab.

Dine oplysninger tilknyttet dit medlemskab behandles med hjemmel i persondataforordningen art. 6, stk. 1, litra b. Der gives adgang til behandling af personoplysninger til opfyldelse af en aftale som du er part i, eller handlinger på baggrund af din anmodning om medlemskab forud for indmeldelse i foreningen.

Medlemsundersøgelser og statistik

Vi kan bruge dine personoplysninger til at foretage statistiske undersøgelser af bl.a. dit valg af medlemskab, hvor længe du er med i foreningen, og lignende. Formålet er at kunne forbedre vores service og rådgivning.

Dine oplysninger behandles efter persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a, litra b og litra f. Vores legitime interesser er:

  • at kunne udvikle vores medlemskab
  • at kunne markedsføre vores medlemskaber
  • uddanne medarbejdere

Derudover kan vi bede dig om samtykke til at foretage medlemsundersøgelser, fx interviews, eller spørgeskema såfremt vi anmode dig om at medvirke i en undersøgelse, vil du konkret blive bedt om samtykke. Du kan altid afslå at deltage, og det har ingen negative konsekvenser for dit medlemskab, vi registrere ikke om du deltager eller ej.

Dine oplysninger behandles efter persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a

 

Juridisk rådgivning og partsrepræsentation

I forbindelse med konkret juridisk rådgivning eller hvis du ønsker at vi indtræder som partsrepræsentant for dig, behandler vi dine personoplysninger. Når du henvender dig med en problemstilling kan vi oprette en sag på baggrund af din henvendelse, her gemmes dokumenter, der er relevante for sagen, det kan fx være en varsling om lejestigning.

Formålet med at indhente disse oplysninger er at kunne foretage en korrekt vurdering og behandling af din sag.

Hvis du er enkeltmedlem vil dine oplysninger behandles efter persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a, litra b og litra f. Hvis du er medlem via ejendommens beboerrepræsentation behandler vi dine oplysninger efter persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b og f. Vores legitime interesser er at kunne dokumentere i henhold til vores rådgiveransvar.

  1. Videregivelse af dine personoplysninger

Efter aftale med dig kan vi videregive dine personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

  1. Intern videregivelse i LLO som organisation
  2. Forbund modtager oplysninger om dit navn, adresse og medlemsnummer med henblik på at udsende vores medlemsblad
  3. Derudover modtager LLO forbund dit navn, adresse og medlemsnummer til brug for tilmeldinger til kongres, kurser og lign.

iii.      Til politisk virksomhed modtager de cases og afgørelser på sager der har politisk interesse.

  1. Udlejer eller ejendommens administratorer
  2. Din boligorganisation
  3. Huslejenævnet eller beboerklagenævnet
  4. Beboerrepræsentationen i din ejendom
  5. Tilsynet med almene boliger
  6. Boligkommissionen ved din kommune
  7. Advokater
  8. Domstolene
  9. Mailmak: medlemskartotek til distribution af Vi Lejere

Efter anmodning fra dig, kan vi videregive dine personoplysninger til andre enheder, fx hvis du ønsker at benytte dig af en anden lejerforening, dog forudsat det er teknisk muligt.

  1. Overførsel af personoplysninger udenfor Danmark.

LLO Viborg har en facebookside, med mulighed for at kontakte os derigennem. Dette er kun muligt for brugere af Facebook. Siden bliver brugt til pressemeddelelser, boligpolitiske udmeldinger, markedsføring, formidling af kontakt til vores lokalafdelinger og fremsendelse af meddelelse til de facebookbrugere, der følger vores side etc. Henvendelser sendt direkte til LLO’s Facebook slettes automatisk efter 1 år, da disse henvendelser ikke længere er relevante efter 1 år.

  

  1. Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål vi har beskrevet ovenfor. Når opbevaringen ikke længere er nødvendig vil dine oplysninger blive slettet eller anonymiseret således at vi kan opbevare dem sikkert.

Som hovedregel opbevarer vi dine oplysninger i op til 3 år hvis du har været i dialog med os om rådgivning, medlemskab, hjemmeside. Nogen personoplysninger opbevares i kortere eller længere tid.

Ikke-medlemmer:

Dine oplysninger gemmes i op til 1 år, hvorefter de slettes som led i vores almindelige slettepolitik. Dette gælder hvis du har kontaktet os med henblik på et medlemskab, men har valgt ikke at melde dig ind i foreningen. Eller hvis du har udfyldt en kontaktformular via llo.dk

Udmeldelse:

Når du melder dig ud af LLO Viborg vil dine oplysninger blive slettet, medmindre de skal gemmes i henhold til en af de øvrige formål.

Bogførings oplysninger

Vi behandler fakturaer, tilgodehavende, korrespondance, betalingsoplysninger, oplysninger om udbetalinger og lignede oplysninger som er nødvendige for at dokumentere vores bogføring i op til 5 år fra udløb af regnskabsåret. Dette gøres i henhold til reglerne i årsregnskabsloven.

Juridisk rådgivning

Vi opbevarer oplysninger i forbindelse med konkret juridisk vejledning og rådgivning, fx en varmeregnskabssag i op til 10 år. Dette gøres af hensynet til dig som vores medlem, da dine sager kan have indflydelse på hinanden i mange år, fx en gammel sag om lejens størrelse. derudover opbevarer vi dine oplysninger i forhold til vores forpligtelser i henhold til vores rådgiveransvar overfor dig.

Cookie oplysninger

Oplysninger om din adfærd på vores hjemmeside, dvs. cookies eller IP-adresser, opbevarer vi i op til 1 år efter registrering

  1. Pligtmæssig information

Når du er medlem hos os indsamler vi en række oplysninger om dig som angivet i ovenstående. Da der er tale om oplysninger, der er nødvendige for foreningens virke og levering af service, kan vi ikke etablere et medlemsforhold til dig, hvis du ikke giver os dine oplysninger. 

  1. Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder ved vores behandling af dine personoplysninger:

  • Ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger
  • Ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få begrænset behandlingen.
  • Hvis vores behandling er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid tilbagekalde dit samtykke. En eventuel tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlinger fortaget inden tilbagekaldelsen.
  • Du har ret til at modtage dine personoplysninger, i et struktureret, og almindeligt anvendt og maskinlæsbart format

Du kan kontakte vores interne databeskyttelsesrådgiver såfremt du har spørgsmål eller ønsker at udøve dine rettigheder som beskrevet i ovenstående.

Nå vi modtager din henvendelse vil vi tage stilling til, om der konkret er grunde til at din anmodning ikke kan efterkommes på grund af karakteren af behandlingen. Du vil modtage svar på din anmodning senest 1 måned efter henvendelse.

Du kan kontakte os på info@lloviborg.dk eller på telefon 25 53 75 12 

  1. ændring af vores persondatapolitik

Denne persondatapolitik erstatter vores tidligere versioner. Politikken vil løbende opdateres for at sikre den er i overensstemmelse med reglerne på området. Såfremt der er væsentlige ændringer giver vi besked via www.llo.dk eller mail hvis det er nødvendigt.

  1. Klage over behandling

Du kan klage over vores behandling af personoplysninger til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 KBH K, tlf. 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk